Digitale aanlevering
Iedere administratie bestaat uit drie delen, soms meer maar dit is de standaard situatie. Om de administratie goed te kunnen verwerken moet ik alle drie de delen ontvangen. Ik zal hieronder beschrijven wat ik precies nodig heb.
- Bankafschriften / Paypal / Paymentprovider overzichten
- Uitgaande facturen
- Kosten / Inkopen
Bankafschriften / Paypal / Paymentprovider overzichten
Tegenwoordig kan je bij de meeste banken gewoon digitale afschriften downloaden naar PDF. Deze zien er hetzelfde uit als de bankafschriften. Belangrijk is dat er een begin en eindsaldo opstaat zodat er tijdens het boeken gecontroleerd kan worden of alles goed gaat. Deze afschriften kunt u dus gewoon downloaden en opsturen.
Paypal heeft de mogelijkheid een uitgebreide CSV te laten downloaden, hier gaat de voorkeur naar uit omdat hier ook de valuta omwisselingen in staan, gewone prints laten dat vaak niet zien. Ook is het saldo niet af te lezen.
Paypment providers, mocht u hier gebruik van maken (ideal / incasso’s / mollie ect) dan moet ik daar wel overzichten van hebben. Het is namelijk nooit meer terug te zien welke verkoop facturen betaald werden in een bepaalde batch. Dit is wel nodig om de debiteuren administratie correct te houden. De meeste payment providers hebben overzichten en van u incasso’s kunt u ook specificaties maken.
Uitgaande facturen
Dit zijn de facturen die u verstuurd, meestal heeft u deze facturen in een word of PDF bestand. Het is zelfs soms goed als u gewoon een export geeft vanuit uw facturatie programma. De uitgaande facturen zijn het makkelijkste te verzamelen.
Kosten / Inkopen
Dit zijn de facturen die u moet betalen, dit is het lastigste om allemaal te verzamelen maar wel het belangrijkste. Deze facturen zorgen ervoor dat u minder omzetbelasting betaald en geven u kosten aan. Het is dus belangrijk om de correcte facturen te verzamelen waar ook de omzetbelasting.
Sommige van deze facturen zult u al digitaal hebben andere moet u misschien scannen om ze aan te leveren. Het makkelijkste voor mij is als u deze facturen op datum aanlevert. Dit gaat het makkelijkste door paar cijfers aan het begin van de file naam te zetten. Ik raad aan om te beginnen met de maand en dan de dag die op de factuur staat. Stel de factuur van Mediamarkt is van 3 april dan noemt u de file 0403mediamarkt.
Het handigste is dan dat u 3 afzonderlijke directory’s aanmaakt bank, omzet, kosten en daar de files instopt. Dan een ZIP of RAR van de 3 directory’s en u bent klaar. Deze kunt u dan per mail of via Dropbox of Wesendit versturen.
Mocht u meer uitleg willen hebben kunt u altijd bellen of via skype contact zoeken.